สรุปหนังสือ Getting Things Done คัมภีร์สำหรับคนอยากเพิ่ม Productivity

ผมอยากให้คุณผู้อ่านลองนึกถึงทุกสิ่งที่คุณต้องทำในวันนี้ วันพรุ่งนี้ วันมะรืน วันถัดไป วันถัดไปอีก และในสัปดาห์หน้า คิดตอนนี้เดี๋ยวนี้เลยครับ คุณจดบันทึกทุกอย่างที่ต้องทำไว้ที่ไหนสักแห่งหรือเปล่า? ถ้ายังไม่มี แสดงว่าคุณคลิกเข้ามาเจอบทความที่ใช่แล้วล่ะครับ วิธีทำงานให้ได้ผลลัพธ์ยอดเยี่ยมและเสร็จทันกำหนด หรือ Getting Things Done!!

ตอนนี้คุณอยู่ชมรมเดียวกับผมครับ ชมรมของคนที่ชอบพูด (บ่น) ว่า “หูย งานเยอะเกิน แต่มีเวลากระจึ๋ง” แล้วเราก็จะรู้สึกสูญเสียการควบคุมและการจัดระเบียบในชีวิตไปโดยอัตโนมัติ

 

 

David Allen เป็นที่ปรึกษาและโค้ชด้านการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับผู้บริหารชั้นนำมากมายในอเมริกามากว่า 30 ปี เขียนในหนังสือ Getting Things Done เพื่อยืนยันว่า “มันเป็นไปได้” ครับ

คุณจะได้เรียนรู้สองสิ่งสำคัญในบทความนี้

1. วิธีการรวบรวมทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องทำให้เสร็จ (ทั้งในปัจจุบันและในอนาคต)
2. วิธีสร้างระเบียบวินัยให้ตัวเอง ไม่ว่าจะต้องเผชิญกับอุปสรรคใดๆ ก็ตามที่เข้าในชีวิต

หลังอ่านบทความนี้จบ คุณจะจากไปพร้อมกับระบบจัดการชีวิตที่ประเมินค่าไม่ได้ ฉะนั้นเตรียมตัวให้พร้อมที่จะเรียนรู้ 5 ขั้นตอนสู่การเปลี่ยนสิ่งที่ดูเหมือนเป็นไปไม่ได้ให้เป็นไปได้กันเถอะครับ!

 

 

รวบรวม

ขั้นตอนแรกคือ รวบรวมข้อมูลทุกอย่างเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องทำในชีวิตนี้ แล้วเอาทุกสิ่งออกจากสมอง เลิกใช้สมองในการจำทุกสิ่งในชีวิต นำข้อมูลทั้งหมดไปเก็บไว้ในระบบที่เชื่อถือได้ หัวสมองของคุณมีไว้คิดและประมวลผลเรื่องงานเท่านั้น ผมขอเรียกสถานที่นี้ว่า “ถัง” คุณต้องรวบรวมเฉพาะงานที่ยังทำ “ไม่เสร็จ” เท่านั้น อย่าเพิ่งตัดสินใจว่า “จะทำอะไรกับงานนั้นหรือไม่” ในตอนนี้ แค่นำทั้งหมดไปกองไว้สักแห่งก่อน แล้วค่อยกลับมาจัดการภายหลัง

 

กล่องอีเมลขาเข้าของคุณคือตัวอย่างของ “ถัง” (คุณแทบไม่ต้องใช้แรงสร้างกล่องอีเมลนี้เลย เพราะคนอื่นจะส่งภาระมาที่ถังให้คุณอยู่แล้ว) แล้วสิ่งอื่นๆ ที่ทำหน้าที่เป็น “ถัง” สำหรับคุณมีอะไรอีกบ้าง?

• กล่องกระดาษสี่เหลี่ยมที่คุณทำขึ้นเอง
• ปึกกระดาษโน้ตจดบันทึก
• เครื่องจดโน้ตอิเล็กทรอนิกส์ เช่น tablet หรือ iPad
• เครื่องบันทึกเสียง
• อื่นๆ ลองหาไอเดียใหม่ๆ เองได้เต็มที่เลยครับ

 

ขั้นตอน “รวบรวม” มีกฏเหล็ก 3 ข้อ

1. รีดเค้นงานที่ค้างคาหรือยังทำไม่เสร็จทุกงานให้ออกจากหัวสมองให้หมด
2. ลดจำนวน “ถัง” เก็บข้อมูลให้เหลือน้อยสุดเท่าที่ทำได้ เอาแค่ถังที่คุณใช้บ่อยๆ เท่านั้น
3. เคลียร์สิ่งที่อยู่ใน “ถัง” ให้ว่างทุกวัน

 

โดยส่วนตัวแล้ว ผมใช้อีเมลและโปรแกรมซอฟต์แวร์การจัดการที่ชื่อว่า Asana เป็น “ถัง” ส่วนตัวครับ ช่วงแรกผมต้องเรียนรู้และปรับนิสัยเพื่อใช้ Asana แต่พอชินแล้วทุกอย่างจะง่ายขี้น

ประมวลผล

ขั้นตอนถัดไปคือการประมวลผลข้อมูล สิ่งที่คุณต้องทำในขั้นตอนนี้คือ ทำให้งานในถังนี้เหลือศูนย์ คุณไม่จำเป็นต้องจัดการงานทั้งหมดในขั้นตอนนี้ แต่ต้องมีพื้นที่เหมาะๆ สำหรับเก็บมันไว้

ถามตัวเองก่อนว่า “งานเหล่านั้นคืออะไร?” จากนั้นค่อยพิจารณาว่า “เราทำอะไรกับมันได้หรือเปล่า?”

ถ้าคำตอบคือ ไม่ได้ คุณมี 3 ทางเลือก

1. โยนใส่ถังขยะ กำจัดทิ้งไปเลย
2. เอาไปเก็บที่ลิสต์ Someday/Maybe งานนั้นอาจยังไม่จำเป็นต้องเข้าไปยุ่งในตอนนี้ แต่ต้องทำในอนาคต ถ้าเป็นอย่างนั้นก็ให้เก็บไว้ใน ลิสต์ Someday/Maybe แล้วตั้งการแจ้งเตือนให้ตัวเองมาเช็คทีหลัง
3. เก็บไว้ใน กองอ้างอิง (Reference) งานนี้อาจจะเป็นข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในอนาคต ให้เก็บไว้ที่กองอ้างอิงเผื่อใช้วันหน้า

 

ถ้าคำตอบคือ ได้ คุณต้องคิด 2 เรื่อง

1. มันเป็นส่วนหนึ่งของ Project ที่ทำอยู่หรือไม่?
   • ถ้าใช่ ก็นำไปเก็บใน ลิสต์ Project เช่น ถ้าคุณกำลังวางแผนงานเลี้ยงบุคลากรเกษียณอายุ และคุณเพิ่งได้รับโทรศัพท์จากบริษัทจัดเลี้ยงแห่งหนึ่งที่มาเสนอสถานที่ คุณก็นำข้อมูลนั้นมาใส่ไว้ในลิสต์ Project
   • ถ้าไม่ใช่ ก็นำไปใส่ใน ลิสต์ Next Action
2. Next Action ของงานนั้นคืออะไร? คุณต้องทำอะไรต่อกับงานนั้น เช่น Next Action ของงานเลี้ยงบุคลากรเกษียณอายุ คือ “เสนอแผนงานให้กับลุงตู่และรอการอนุมัติ”

 

เมื่อตัดสินใจดำเนินการต่อไปแล้ว คุณมีทางเลือก 3 ทาง

1. ทำเดี๋ยวนี้ ถ้างานนั้นใช้เวลาน้อยกว่า 2 นาที
2. มอบหมาย ให้คนอื่นทำแทน
3. เลื่อนออกไป หากเป็นสิ่งที่ไม่สามารถทำได้ในขณะนี้ หรือใช้เวลานานกว่า 2 นาที

 

จัดระเบียบ

ถึงเวลาที่คุณต้องจัดระบบ ใส่ทุกอย่างลงไปในที่ที่เหมาะสม ถ้าคุณไม่ได้ใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ช่วยจัดระเบียบ คุณก็ควรมีกล่องเก็บข้อมูลแยกสำหรับงานแต่ละประเภท

• สำหรับงานที่ดำเนินการไม่ได้ ให้นำไปใส่ใน ถังขยะ, ลิสต์ Someday/Maybe หรือไม่ก็ กองอ้างอิง (Reference)
• สำหรับงานที่ดำเนินการได้ งานไหนใช้เวลาน้อยกว่า 2 นาทีให้ ทำทันที งานไหนมอบหมายให้คนอื่นได้ให้เก็บไว้ใน ลิสต์ Waiting For อย่าลืมตั้งการแจ้งเตือนให้ติดตามภายหลังนะครับ งานนอกเหนือจากนี้คุณต้องหาช่องอื่นใส่ ลิสต์ Project หรือ ลิสต์ Next Action หรือไม่ก็ ปฏิทิน

 

Project (โครงการ)

ผู้เขียนให้ความหมาย Project หรือ โครงการไว้ว่าสิ่งที่ต้องอาศัยการดำเนินการมากกว่า 1 ขั้นตอน คุณอาจเก็บข้อมูลเช่น แผนการ เอกสารประกอบ ไว้ในลิสต์นี้ด้วยก็ได้ เพราะมันง่ายกว่าไปค้นในกองอ้างอิง คุณจะพบว่าตัวเองเป็นเจ้าของโครงการมากมาย นี่ไม่ใช่เรื่องแปลกนะครับ โครงการที่ว่านี่เป็นไปได้ตั้งแต่เขียนหนังสือเล่มใหม่จนถึงทำความสะอาดสวนเลยทีเดียว

โครงการที่ผมกำลังพูดถึงนี่ต้องเป็นสิ่งที่ต้องใช้เวลาพอตัว คุณจึงทำโครงการได้เพียงทีละขั้นตอนเท่านั้น ระบุขั้นตอนของแต่ละโครงการให้ได้ ขั้นตอนไหนที่ดูซับซ้อนหรือยุ่งยาก ให้แบ่งขั้นตอนนั้นออกมาเป็นงานเล็กๆ แล้วถามตัวเองอีกครั้งว่า “ทำอะไรกับมันได้บ้าง?”

 

Next Actions

Next Action ที่ต้องทำในวันและเวลาที่เฉพาะเจาะจง (เช่น นัดหมอฟัน ซื้อของวันเกิดเพื่อน) ควรถูกบันทึกไว้ในปฏิทิน ผมไม่เห็นด้วยกับการใส่ทุกสิ่งทุกอย่างลงในปฏิทินเพราะมันจะทำให้ดูรกและมั่วซั่ว จงใส่แค่งานที่ทำเสร็จภายในวันเดียวได้ลงในปฏิทิน ถ้ายากหรือใช้เวลานานก็อย่าเสียเวลาไปเขียนใส่ให้เลอะเทอะเลยครับ

Next Action อื่นๆ ควรจัดวางไว้ใน ลิสต์ Next Action หากคุณมี Project และ Next Action จำนวนมากที่ต้องติดตาม ก็ควรสร้างลิสต์ส่วนตัวแยกต่างหาก จะได้ไม่รู้สึกท้อแท้กับงานกองมหึมา

คุณต้องทำงานใน ลิสต์ Next Action ทันทีเมื่อทำได้ ผมจะอธิบายวิธีเลือกงานใน ลิสต์ Next Action เพิ่มเติม ตามไปดูในหัวข้อถัดไปกันนะครับ

สรุป: ตอนนี้คุณต้องมีอย่างน้อย 7 “ถัง” สำหรับจัดวางงานทั้งหมด ได้แก่

1. ถังขยะ
2. ลิสต์ Someday/Maybe
3. กองอ้างอิง (Reference)
4. ลิสต์ Project
5. ลิสต์ Next Action
6. ลิสต์ Waiting For
7. ปฏิทิน

 

ทบทวน

ถึงตอนนี้ คุณน่าจะมีระบบจัดการงานต่างๆ ให้เข้าที่เข้าทางแล้ว แต่ระบบนี้จะอยู่กับคุณไม่นาน คุณต้องทบทวนระบบอย่างสม่ำเสมอด้วย

แล้วคุณต้องทบทวนอะไรบ้าง และทบทวนตอนไหน?

 

สิ่งที่ต้องทวนทุกวัน

สิ่งที่คุณต้องทบทวนบ่อยที่สุดอย่างน้อยวันละครั้งก็คือปฏิทิน ตรวจดูให้ชัวร์ว่ามีรายการที่คุณต้องทำให้เสร็จในแต่ละวันครบหรือเปล่า

สิ่งต่อไปที่คุณต้องสนใจก็คือ ลิสต์ Next Action เพราะลิสต์นี้เป็นที่ที่คุณจะพบกับกองภาระที่ไม่ว่ายังไงก็ต้องทำให้เสร็จอยู่ดี ส่วนลิสต์ Waiting For, ลิสต์ Project และลิสต์อื่น ๆ ก็ควรได้รับการตรวจบ่อยเท่าที่จะทำได้ กันลืมครับผม

สิ่งที่ต้องทวนทุกสัปดาห์

เมื่อสิ้นสัปดาห์แล้ว คนส่วนใหญ่ (รวมถึงผมด้วย) จะพบว่าสิ่งที่คิดกับสิ่งที่เกิดขึ้นจริงนั้นต่างกันมาก แม้ว่าวางแผนไว้ดีเพียงใดก็ตาม คุณก็ไม่สามารถกำจัดความแตกต่างนี้ได้ ฉะนั้นคุณต้องแบ่งเวลาส่วนหนึ่งสำหรับทบทวนสิ่งที่เกิดขึ้นทุกสัปดาห์ บันทึกภาระนี้เอาไว้ในปฏิทินของคุณด้วย

ลิสต์ทั้งหมดของคุณควรได้รับการทบทวนอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง (ในเวลาเดียวกันทุกสัปดาห์) การทำเช่นนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่า คุณได้ดึงงานใหม่ๆ ทั้งหมดออกจากสมองนำเข้าสู่ระบบเรียบร้อยแล้ว

ระหว่างทบทวนจะเห็นว่า คุณให้เวลากับงานบางอย่างเยอะหรือไม่ก็น้อยเกินไป ข้อผิดพลาดเหล่านี้จะสอนให้คุณรู้จักตัวเองมากขึ้น และรอให้คุณแก้มือในสัปดาห์ต่อไป

 

 

ลงมือทำ

ก่อนที่คุณผู้อ่านจะลงมือทำตามลิสต์ Next Action ผมขอเสนอเกณฑ์ 4 ข้อดังต่อไปนี้ตามลำดับ เพื่อให้คุณตัดสินใจเลือกงานที่ควรจะทำต่อไปได้ถูกต้อง ได้แก่

1. สถานการณ์แวดล้อม
2. เวลาที่ใช้
3. พลังงานที่ต้องใช้
4. ความสำคัญ

 

สถานการณ์แวดล้อม

สถานการณ์แวดล้อมมีความสำคัญเนื่องจากงานบางอย่างสามารถทำได้เฉพาะในบางสถานการณ์เท่านั้น เช่น ถ้าคุณติดอยู่ที่ไหนสักแห่งที่ต่อเน็ตไม่ได้ (เช่น บนเครื่องบิน) คุณต้องเลือกทำงานประเภทออฟไลน์เท่านั้น การติดป้ายกำกับให้กับงานในลิสต์ Next Action จะช่วยให้คุณเห็นงานที่ทำได้ในสถานการณ์นั้นๆ ได้ชัดเจนขึ้น

เวลาที่ใช้

ในลิสต์ Next Action ของคุณ บางงานอาจจะใช้เวลา 10 นาที บางงานใช้เวลานานกว่า 1 ชั่วโมง เกณฑ์นี้จะมีความสำคัญขึ้นมา เมื่อคุณประชุมเสร็จก่อนกำหนด 20 นาทีหรือเครื่องบินดีเลย์ 30 นาที การทำความเข้าใจว่างานไหนต้องใช้เวลาเท่าไหร่ จะช่วยเพื่มโอกาสในการจัดการงานเหล่านี้ได้ดีมากขึ้นทีเดียวครับ

การลงแรง

มีงานวิจัยหลายชิ้นพิสูจน์ออกมาแล้วว่า แรงทำงานของคุณมีขึ้นมีลงในแต่ละช่วงเวลา งานบางอย่างต้องใช้แรงในการโฟกัสเยอะและจะดำเนินการได้ก็ต่อเมื่อคุณยังมีแรงสะสมอยู่ อย่างตัวผมเองจะมีแรงเยอะที่สุดก็ตอนเพิ่งลุกจากเตียง ดังนั้นผมเลยจัดการกับงานที่ต้องใช้ความคิดอย่างการเขียน Blog ในช่วงเช้ามืด พอใกล้หมดวัน แรงของผมจะอยู่ระดับต่ำสุด ผมเลยเลือกทำงานที่ใช้แรงน้อยๆ เช่น เช็คอีเมล ดูหนัง อ่านการ์ตูน ฯลฯ

ลองเช็คตัวเองดูว่ามีแรงทำนู่นนี่เยอะสุดตอนไหนนะครับ แล้วเลือกงานจากลิสต์ตามความเหมาะสม แล้วคุณจะจัดการกับงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ลำดับความสำคัญ

งานแต่ละชิ้นมีความสำคัญไม่เท่ากัน การเรียงลำดับความสำคัญอาจจะเป็นสิ่งที่ยากที่สุดในระบบนี้ ผมขอทิ้งประโยคทองไว้ว่า

งานที่มีความสำคัญที่สุดคืองานที่ทำแล้วเกิดประโยชน์กับตัวคุณมากกว่างานอื่น

 

อย่างไรก็ตาม ความแม่นยำในการเรียงลำดับนั้นเกิดจากการทบทวน เมื่อคุณทบทวนบ่อยๆ คุณก็จะตีความงานต่างๆ ได้ทะลุปรุโปร่งและบริหารมันได้อย่างไร้ที่ติ

สรุปส่งท้ายก่อนวางหนังสือ Getting Things Done

ขั้นตอนทั้ง 5 เป็นกระบวนการที่สำคัญอย่างยิ่งในการเพิ่ม Productivity ซึ่งเป็นกุญแจสำคัญที่ทำให้คุณประสบความสำเร็จในชีวิต อย่าพยายามทำทั้ง 5 ขั้นให้เสร็จพร้อมกันในทีเดียวเลยครับ เพราะมันจะทำให้ระบบชีวิตของคุณยุ่งเหยิงและนำความเครียดมาให้

ระบบนี้ไม่มีอะไรตายตัว ไม่มีผิด ไม่มีถูก ขอให้ผลลัพธ์สุดท้ายที่ได้ช่วยให้คุณมี Productivity เพิ่มขึ้นก็พอแล้ว หากคุณยังไม่เคยสร้างระบบอะไรจริงๆ จังๆ ในชีวิต ผมแนะนำระบบนี้เลย คุณอาจจะลองใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์ช่วยก็ได้ (อย่างที่บอก ผมแนะนำให้ใช้ Asana) ถ้าคุณไม่ชอบเทคโนโลยี จะใช้สมุดโน้ตแทนก็ได้ หรือ Post-it หาสิ่งที่คุณชอบและใช้งานถนัดมือให้เจอ เราวางโร้ดแม็ปไว้ให้คุณแล้ว แต่ความสำเร็จจะเกิดขึ้นหรือไม่ขึ้นอยู่กับตัวคุณเท่านั้นเองครับ

ก่อนจะปิดหน้าต่างนี้ ผมอยากให้คุณหยิบกระดาษกับดินสอ แล้ววาดรูปแผนผังแบบในรูปด้านบนด้วยตัวเอง ในภาษาที่ตัวเองเข้าใจ และให้นำแผนผังนี้ไปใช้แบบจริงจัง

May the force be with you!!

 

หนังสือที่อาจจะน่าสนใจกว่าเล่ม Getting Things Done

นอกจากหนังสือเล่มนี้ บิงโกมีหนังสือและบทความดีๆ อีกมากที่คุณอาจสนใจ ดังนี้

• คนที่สำเร็จไม่พยายามทำทุกสิ่งพร้อมกัน แต่เลือกที่จะพุ่งเป้าไปที่สิ่งเดียวที่หวังผลได้มากที่สุด อ่านวิธีคิดของบุคคลเหล่านี้ได้ใน สรุปหนังสือ The One Thing
• ถ้าคุณอยากแยกสิ่งสำคัญออกจากสิ่งไม่จำเป็นอย่างถูกวิธี ตามไปอ่านได้ใน สรุปหนังสือ Essentialism 
• บิงโกมีหนังสือ แค่ใช้เวลาเป็น ไม่ต้องเก่งก็ไปได้ไกลกว่า รวมเคล็ดลับความสำเร็จของมหาเศรษฐี นักกีฬาโอลิมปิก นักเรียนหัวกะทิ และนักธุรกิจชั้นนำรวมกว่า 200 คนที่รู้กันเฉพาะในหมู่พวกเขา ซึ่งช่วยให้มีเวลาเหลือเฟือและสร้างผลงานที่ยอดเยี่ยม หนังสือเล่มนี้จะเผยความลับเหล่านั้นแบบหมดเปลือก พร้อมแนะวิธีนำมันมาใช้กับตัวคุณให้ได้ผล (สั่งซื้อออนไลน์ในเว็บนี้ได้เลยนะครับ)

 

• Facebook
• Twitter
• Line